Non tutto è urgente, non tutto è importante!

Ho sempre notato una caratteristica comune nella maggior parte degli uffici italiani.
Non parlo solo dei posti dove ho lavorato personalmente prima di diventare il Mastino, ma anche di quelli dove si trovano i miei amici o parenti.

La maggior parte delle aziende non ha idea di come gestire il suo lavoro.

Dall’inizio alla fine della giornata lavorativa, ogni singolo compito viene gestito a caso. Non esiste un ordine di importanza degli impegni, e spesso ci si aspetta che tutti mettano la stessa energia in ogni attività.

Il risultato è sempre lo stesso: dipendenti confusi, imprenditori incredibilmente stressati e aziende che restano mediocri e non producono valore.

Ma quando sono diventata un membro del Laboratorio dei Sarti, ho capito che esisteva un modo diverso di fare impresa.

E l’illuminazione è stata la scritta che troneggia sul muro dell’ufficio del Sarto.

Dopo una lunga chiacchierata con lui (e ovviamente dopo aver letto un robusto numero di libri) sono riuscita a capire perché avrei dovuto appendere quella scritta anche nel mio ufficio.

E dopo aver letto questo articolo, probabilmente capirai perché dovresti farlo anche tu!

Queste semplici parole sono il segreto per riuscire a gestire nel modo migliore la tua azienda.

Ti aiuteranno a portare la tua impresa al successo, e a guadagnare tempo ed energie!

Ma procediamo con ordine…

Hai presente quando arrivi a fine giornata distrutto, e prima di crollare a letto con ancora le scarpe ai piedi pensi che le cose sarebbero più facili se avessi ogni giorno 48 ore a disposizione?

Certo, avere giornate più lunghe è un sogno proibito di chiunque…

Ma la verità è che se non sei riuscito a fare tutte le cose che volevi non è per la mancanza di ore nella giornata, ma per come hai investito il tuo tempo!

Lascia che ti faccia un esempio.

Portare un’azienda al successo è come partecipare a una lunga maratona.

Alcune cose sono urgenti in un certo momento, ma poco importanti in un altro.
Per esempio, prima della gara devi assolutamente fare un po’ di riscaldamento, o ti farai male. Durante la competizione devi bere qualcosa, o potresti svenire a pochi metri dalla linea di arrivo.

Entrambe le cose hanno devono essere fatte in un momento preciso: bere prima di iniziare a correre o fermarti a metà della competizione per allungare i muscoli non servirà a nulla… anzi, ti farà solo perdere tempo.

Inoltre, ogni fase della competizione ha una diversa importanza.
Non puoi fisicamente correre per tutto il tempo alla stessa velocità. Alcuni momenti richiederanno più energia rispetto ad altri.

E ci sono cose che dovrai mettere da parte: saltare con la corda serve a poco per la competizione, ma è utile quando ti stai allenando per partecipare!

Insomma: per vincere la gara non tutte le cose sono urgenti, e non tutte le cose sono importanti.

E lo stesso discorso si applica alla tua impresa!

Per arrivare al successo devi imparare a distinguere per importanza e urgenza tutte le cose da fare in azienda.

Come? Attraverso l’esercizio del finto viaggio!

Scusa Mastino, ma non basta cercare di mettere gli impegni in agenda in un altro ordine?

Purtroppo le cose non sono così semplici.
Devi simulare una forte pressione per riuscire a cambiare davvero il tuo modo di fare le cose.

La routine ti porta a ripetere ogni giorno gli stessi compiti senza pensarci troppo. Ti muovi in automatico, e perciò quando devi pensare a come distribuire le cose da fare sei in difficoltà, perché tutto ti sembra importantissimo.

Ma la realtà è molto diversa, e l’esercizio di oggi te lo dimostrerà!

Immagina che domani sia l’ultimo di lavoro prima di un lunghissimo periodo di pausa.
Finita la giornata dovrai lasciare la tua azienda ai dipendenti e poi partire per un mese, senza poter occuparti in alcun modo della tua attività.

Lo so, uno scenario terrificante!
Ma ora asciuga il sudore freddo, prendi carta e penna e pensa alle cose che dovresti assolutamente fare nel corso di quella giornata per poter andare via tranquillo.
La tua lista si riempirà di attività di ogni tipo.

Alcune sono cose che fai già tutti giorni, altri impegni invece di solito sono spalmati nel corso della settimana o del mese.
E mentre certe attività devono per forza essere fatte da te, altre possono essere delegate ai tuoi dipendenti per farti risparmiare tempo.

Questa prima lista ti permetterà di capire quello che è davvero importante per la tua attività… ma non finisce qui!

Una volta stabilita la lista dei compiti, sarà il momento di decidere il loro ordine.

Distingui quali attività dovranno essere fatte appena arrivi in ufficio, quando sei al massimo della tua energia, e quali invece possono aspettare fino al termine della giornata, quando sei più stanco.

A questo punto avrai capito come dividere i tuoi impegni in ordine di urgenza.

L’esercizio del finto viaggio ti permette di creare la tua giornata lavorativa ideale e far decollare la produttività aziendale!

Un esempio pratico riguarda un’attività che molti imprenditori rimandano sempre: rispondere ai messaggi o email dei clienti.

La maggior parte degli imprenditori non risponde subito alle richieste che riceve da parte di potenziali clienti. Sono convinti che qualche ora di attesa non sia la fine del mondo.

Ma se domani dovessi partire per un mese… le cose sarebbero molto diverse!

Risponderesti subito a ogni messaggio, e faresti in modo che ogni email e chiamata in arrivo durante il tuo mese di assenza riceva subito una risposta, da parte di un dipendente o con delle email programmate.

Questo perché la nuova prospettiva ti fa capire che ogni cliente a cui non rispondi subito è un regalo che fai alla tua  concorrenza!

L’esercizio del viaggio è fondamentale per capire come portare la tua azienda a risultati d’eccellenza.
Non dovresti solo farlo tu, ma anche tutti i tuoi collaboratori. In questo modo, ogni persona che lavora all’interno della tua impresa saprà come dare il massimo e investire nel modo migliore il suo tempo!

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Nel frattempo, io ti aspetto il prossimo mercoledì.

Come sempre sarò qui per soddisfare la tua fame di successo, di saperne di più e di crescita costante!

Il Mastino

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