Anatomia di un’automazione – parte 2

anatomia di un'automazione parte 2

Ciao e bentornata/o sulla rubrica del Fabbro,
L’articolo di oggi è la seconda parte di un argomento più ampio. Puoi fare click qui per leggere la prima parte ora.

La scorsa settimana ti ho descritto quali sono le 3 fasi di ogni automazione: condizione di avvio, svolgimento e fine.

Ora che hai compreso le basi delle automazioni è giunto il momento di arricchire le tue conoscenze in materia.

Oggi andrò infatti ad approfondire la più complessa delle 3 fasi, nonché il cuore di ogni automazione: lo svolgimento.

Tra le funzioni più comuni di questa fase troviamo sicuramente l’invio di una o più mail (o “sequenza mail”) ma, come vedremo, le possibilità sono molte di più.

Com sempre, ti renderò tutto più semplice utilizzando degli esempi e una terminologia basilare, perciò non spaventarti: questo articolo è alla portata di qualsiasi imprenditore.

Sappi però che, se non hai letto la prima parte introduttiva, questa guida ti risulterà incomprensibile.

Se invece l’hai fatto, sappi che grazie alla guida di oggi sarai in grado di rendere più sofisticate le tue automazioni con l’utilizzo di alcune funzioni delle quali non potrai più fare a meno!

Adesso basta perdersi in chiacchiere: afferra una tazza del tuo caffè preferito e cominciamo!

caffè

Lo svolgimento di un’automazione

Quando il trigger di un’automazione è soddisfatto, quest’ultima si attiva ed esegue lo svolgimento (fase 2).

Di solito le prime automazioni che crea chi è alle prime armi sono piuttosto simili:

  • invio di una mail;
  • timer di attesa X ore;
  • invio di una mail;
  • timer di attesa X ore;
  • invio di una mail

e così via, in base al numero di mail nella sequenza.

Va benissimo, non c’è nulla di male ad iniziare così, però ti renderai conto presto di quanto possa essere semplice perdere traccia di quello che sta succedendo e di non capire se l’automazione sta funzionando oppure no.

Quello che sei costretto a fare quando realizzi delle automazioni di questo tipo è entrare costantemente in Active Campaign per capire se i contatti si stanno iscrivendo al tuo form, se stanno aprendo le tue mail e se stanno acquistando i prodotti/servizi proposti.

Possibile non ci sia un modo migliore?
E invece esiste. Anzi, ne esistono tanti, ma andiamo per gradi.

Gestione delle notifiche all’interno di un’automazione

notifiche active campaign

C’è una prima operazione basilare che devi effettuare per assicurarti che l’automazione funzioni senza dover entrare ogni due secondi in Active Campaign.
Devi inserire un passaggio tra la condizione di avvio e la prima email da inviare ai contatti.

Questo passaggio si chiama “Notifica”.

Se su Active Campaign fai click su “+” per aggiungere un passaggio all’automazione e poi su “opzioni di invio” troverai la voce “Invia un’email di notifica”.

Questa funzione ti permetterà di ricevere una mail da Active Campaign ogniqualvolta un contatto farà il suo ingresso all’interno dell’automazione, cioè dopo aver fatto scattare il trigger di avvio.

In questo modo sarai certo che l’automazione sta funzionando e riuscirai anche a farti un’idea basilare di come sta performando.

Mi spiego meglio: se dopo 3 giorni che hai attivato l’automazione non hai ricevuto neanche una notifica via mail, le cose sono 2:

  1. l’automazione non funziona;
  2. il metodo che stai utilizzando per fare in modo che i contatti compilino il tuo form non è efficace (d’altronde se non l’ha compilato nessuno…).

Active Campaign ti permette di inviare una notifica mail a 5 indirizzi diversi, perciò puoi decidere di avvertire anche i tuoi collaboratori/dipendenti.

Ma questo non è l’unico motivo per cui dovresti utilizzare le notifiche.

Facciamo finta tu abbia creato un modulo per richiedere un contatto telefonico da parte della tua azienda.
La persona compila il modulo e gli invii in automatico la mail: “Grazie per aver compilato il modulo con i tuoi dati. Ti ricontatteremo telefonicamente appena possibile”.

A questo punto tu o qualcun altro all’interno della tua azienda avete bisogno di ricevere una notifica mail per poter richiamare la persona. Come agite? Entrate all’interno di Active Campaign ogni 10 minuti e controllate le date per capire quale persona chiamare prima?
No, imposti una notifica, così puoi richiamarlo subito!

Sai che puoi ricevere i dati delle persone che compilano i tuoi form direttamente all’interno della notifica mail? In questo modo non dovrai neanche accedere per forza ad Active Campaign! Ti basta spuntare l’opzione: (screenshot)

Ma la cosa ancor più sconvolgente è che puoi addirittura impostare “oggetto” e “corpo del testo” della mail di notifica.

Nella mail di notifica puoi infatti scrivere cose tipo:

  • “oggetto” -> nuovo contatto acquisito;
  • “corpo del testo” -> un utente ha appena compilato il modulo X.

Questa funzione ci servirà per effettuare una combo devastante di cui sto per parlarti, ma prima afferra un’altra tazza del tuo caffè preferito se puoi!

Come esportare tutti i contatti di un’automazione su un file Excel

file excel

Sì, lo so, il titolo è un mega-spoilerone, ma se non lo metto Google si arrabbia.

Come avrai capito è possibile esportare tutti i contatti che entrano in un’automazione su un file Excel.

Per essere più precisi, su un Foglio Google (che è un file di calcolo a tutti gli effetti, come i file Excel).

Hai mai utilizzato Google Fogli? Se hai un account Google, di conseguenza hai l’accesso a Google Drive. All’interno di Google Drive, tra le altre cose, puoi creare dei fogli Google.

OFF TOPIC: se non capisci cosa sto dicendo fammelo sapere nei commenti e ti prometto che scriverò un articolo dettagliato sulla questione. Spiegarti qui cos’è Google Drive e cosa sono i fogli Google mi è impossibile.

Torniamo a noi.

A questo punto forse ti starai chiedendo:
“Per esportare i contatti su Google Drive mi basta fare click sulla voce Esporta dalla lista Active Campaign, giusto? E capirai, la scoperta dell’acqua calda!”

Ok, ma se ti dicessi che puoi farlo fare ad Active Campaign automaticamente? La musica cambia, no?

Quanto sarebbe bello leggere i dati dei tuoi contatti su un file Excel con solo le colonne che ti interessano senza sorbirti per forza 10 schermate di Active Campaign e una sfilza di dati incomprensibili?

E allora facciamolo!

Innanzitutto crea un foglio Google su Drive, rinominalo con un titolo comprensibile e aggiungi le intestazioni delle colonne che preferisci.

Come? Che colonne dovresti inserire? Beh, di solito dipende da quali sono i dati rilevanti per quell’automazione, però in linea di massima non puoi fare a meno di:

  • nome;
  • cognome;
  • email.

Fatto? Ok, adesso tra la notifica e l’invio della prima email dell’automazione fai click su “+” e poi su “App CX” -> “Add a row in Google Sheets”.

Non hai capito bene dove aggiungere la funzione? Nessun problema, eccoti la sequenza:

  1. trigger di avvio automazione;
  2. invio notifica;
  3. invio dati sul foglio Google;
  4. invio della prima mail della sequenza all’utente;
  5. ecc.

Una volta inserita la funzione dovrai configurarla, ovvero dovrai utilizzare le credenziali del tuo account Google per collegare Drive ad Active Campaign.

Dopo averlo fatto, dovrai selezionare il foglio Google dall’elenco (solitamente l’ultimo che hai creato lo trovi in cima alla lista).
A questo punto, dovrai decidere quali dati andranno a comporre il foglio Google. A sinistra avrai l’elenco dei campi di Active Campaign e a destra “Colonna A”, “Colonna B”, “Colonna C” ecc.

collegamento google fogli

Alla colonna A corrisponde la prima colonna del file, cioè “Nome”; alla colonna B la seconda, cioè “Cognome” e alla C “Indirizzo email”.

Benissimo, e adesso?

E adesso potrai consultare il foglio Google per leggere rapidamente i dati dei contatti che si iscrivono ai tuoi form.

“Ok Fabbro, fantastico, però è scomodo ogni volta che mi arriva la notifica mail accedere a Google Drive e cercare il file… non faccio prima ad entrare su Active Campaign?”

Non se esegui un ultimo passaggio.

Ricordi quando più su ti ho scritto “Questa funzione ci servirà per effettuare una combo devastante di cui sto per parlarti, ma prima afferra un’altra tazza del tuo caffè preferito se puoi!”, riferendomi alla possibilità di personalizzare il corpo del testo della mail di notifica?

Benissimo, allora apri il foglio Google e fai click sul bottone “Condividi”, poi su “Link”. Copia il link e incollalo all’interno del corpo del testo della notifica.

In questo modo, ogniqualvolta un utente registrerà i propri dati nel tuo form, riceverai una notifica email contenente al proprio interno il link al foglio su Drive.
Una volta cliccato quel link, atterrerai in pochi secondi sul file e non dovrai perdere più tempo nei meandri di Drive per trovarlo. Bam!

Conclusioni
Mi hai seguito fino alla fine? Complimenti, mission complete!

schermata metal slug mission complete

Da questo momento in poi le tue automazioni saranno più sofisticate e hai raggiunto un livello di consapevolezza maggiore su Active Campaign.

Ti è piaciuto l’articolo? Fammelo sapere nei commenti, il tuo feedback è importante!

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Continua a seguirmi e vedrai che presto per te sarà facilissimo usare il martello per spaccare il web!

A martedì prossimo,

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