Prendi tutti i dati dei tuoi clienti e mettili su Infusionsoft.

rete di contatti

Guida rapida del Fabbro

Ciao e bentornato/a alla rubrica del Fabbro!

Oggi torniamo a parlare di Infusionsoft perché voglio condividere con te un metodo infallibile per importare tutti i tuoi contatti all’interno del software.

In che modo stai raccogliendo i dati dei tuoi clienti? A mano? Con file Excel? Col CRM della scimmia o altri CRM?
(se non lo stai già facendo consulta questa guida)

Va tutto bene. Qualunque sia il tuo metodo hai la possibilità di importare tutti i tuoi contatti all’interno di Infusionsoft.

Afferra al volo una tazza col tuo caffè preferito perché stai per leggere quali operazioni effettuare, caso per caso!

Importare dati di contatti raccolti a mano

mano che scrive su un foglio di carta

Se stai raccogliendo i tuoi dati a mano sei un tipo strano ma il Fabbro tivvibì lo stesso.

Puoi scegliere tra due soluzioni:

  1. Importi manualmente (uno per uno) i contatti dentro Infusionsoft. Saresti un folle a farlo, però questa possibilità esiste, perciò non te la nascondo per onestà. Devi collegarti sulla scheda contatti dal menù e fare click su “New Contact”. Compila tutti i dati in tuo possesso nelle caselle appropriate. Se i campi di default Infusionsoft non ti bastano puoi creare “Note”, “Tag” e “Campi personalizzati” per segmentare al meglio i tuoi contatti.
  2. Crei un file Excel e ci trascrivi dentro tutti i dati dei tuoi clienti. E questa è la giusta punizione per aver sempre scritto a mano ogni dato finora. Ebbene sì: se oggi Dante fosse vivo starebbe già lavorando alla versione 2.0 della Divina Commedia per implementare un girone dell’inferno in cui i dannati sono costretti a compilare file Excel a mano per sempre. Lo so, è una tortura. Però è indispensabile tu lo faccia. Metti la moka sul fuoco.
  3. Hai finito di trascrivere i dati nell’Excel? Bene. Adesso apri il file e fai click su “File” -> “Salva con nome” e salva una copia del tuo file in formato CSV (comma separated value). Perché? Perché Infusionsoft ha il palato fine, non gli piacciono gli Excel se non sono in formato CSV.
  4. Importa il CSV dentro Infusionsoft. Attendi. Ok! Se hai fatto tutto bene adesso Infusionsoft ti chiederà a quale “campo” corrisponde ogni cella di Excel. Non aver paura, andrà tutto bene. Ti faccio l’esempio di un contatto che ha questi dati: nome “Pinco”, cognome “Pallino”, email “pinco.pallino@gmail.com”, telefono “3333333333”. “Pinco” andrà nel campo “FirstName”, “Pallino” nel campo “LastName”, “pinco.pallino@gmail.com” nel campo “Email address”, “3333333333” nel campo “Phone”.
    Cosa succede invece nel caso tu abbia la data di nascita di Pinco Pallino? Devi scriverla nell’excel nel formato “Date”, quindi tipo “03/04/1984” (sono numeri a caso, non esiste nessun Pinco Pallino nato in quel giorno e non c’è alcun significato esoterico dentro); dopodiché scegli su Infusionsoft l’opzione per creare un “Custom Field (o campo personalizzato)” con formato “Date”. Se Pinco Pallino lavora nell’azienda “Fratelli Pallini” inserisci nel campo “Company” il dato “Fratelli Pallini”.
  5. Dai fuoco a tutti i foglietti dove hai annotato finora i dati dei tuoi clienti. Ti stai chiedendo se esistono altri modo per sbarazzarti della carta accumulata finora? Sì, ma per sicurezza dai fuoco a tutto.

Importare dati di contatto raccolti su fogli Excel

foglio excel con logo microsoft
Ce l’ho solo io il brividino dietro la schiena?

La procedura è identica a quella precedente, solo che puoi saltare direttamente al punto 3. Il punto 5 differisce leggermente:

5. Stampa tutti i tuoi fogli Excel e poi dagli fuoco.

Importare dati di contatto raccolti sul CRM con la scimmia e simili

una simpatica scimmietta

E qui sono costretto a rischiare l’overdose di caffeina perché sto per scrivere l’elenco di tutti i software compatibili con questa procedura. Stai migrando i tuoi sistemi da:

  • MailChi… aaaaahhhh… non ce la faccio! Vabbè dai, hai capito, il software con la scimmia.
  • Active Campaign;
  • Zucchetti;
  • altri CRM simili.

Cosa devi fare:

  1. Esporta i dati direttamente in formato CSV.

Segui poi il punto 4 indicato precedentemente

Il punto 5 è problematico… non so come si faccia a dare fuoco ad un CRM, altrimenti l’avrei già fatto dopo averli provati tutti. Se lo scopri lascia un commento sotto l’articolo e illuminami. Te ne sarò grato a vita.

Suggerimenti vari

Prendi questa sezione un po’ come una FAQ.

“Aiuto Fabbro! Quando importo un file Excel Infusionsoft mi dice che il file non è supportato. Cosa faccio?”
Molto probabilmente hai skippato il punto 3. Devi convertire il file Excel in formato CSV.

“Argh Fabbro! Ho importato il mio file CSV ma Infusionsoft vede tutto sotto un’unica cella.”
Questa cosa mi è capitata soltanto una volta finora. Mi spiace, sei un po’ sfigato perché si tratta di un eventualità assai rara. Io personalmente l’ho risolta così:

  1. ho scaricato la suite di OpenOffice (sarebbe una suite simile a quella Microsoft, però gratis) e ho creato un file di tipo OpenDocument (sarebbe la versione OpenOffice di Excel).
  2. Ho copiato tutti con un click tutti i dati del file Excel e li ho incollati sul file OpenDocument.
  3. Ho salvato il file in formato CSV.
  4. Ho importato il nuovo file CSV su Infusionsoft.

Non so spiegarti perché accade, perciò ti invito a sposare la filosofia di Woody Allen nel film “Basta che funzioni”. Così, giusto per non impazzire.

“Uoooh Fabbro! Ho tantissimi dati da inserire in campi che di default non esistono in Infusionsoft e sono molto diversi tra loro.”
Ok, niente paura. Sono convinto che la maggior parte dei tuoi dati vadano sotto questi formati di “Custom Fields”:

  • Textname. “Nome”, “Cognome” e “Pizza preferita” vanno in un campo personalizzato sotto questo formato. Quando il dato è composto da poche lettere e parole scegli questo.
  • TextArea. Questo è molto simile a quello sopra, però va usato per dati testuali più lunghi. Però accetta un consiglio: inserisci questi dati sottoforma di note dopo aver finito l’import di contatti.
  • Email. Se possiedi più indirizzi email dello stesso cliente, aggiungi un “Custom field” e chiamalo “Altro indirizzo email”, o qualcosa del genere; quindi associagli il formato “Email”.
  • Date. Va bene per date di compleanno e ricorrenze così.
  • Tags. I tag sono delle etichette che servono a segmentare i tuoi contatti. Non approfondirò questo tema qui perché merita un articolo a parte. Se vieni da un CRM che adotta il sistema dei tag, importali con questo formato.

“Ouch Fabbro! Devo trascrivere i dati a mano su un Excel, hai qualche suggerimento da darmi?”
Crea le colonne “Nome”, “Cognome”, “Email”, “Telefono” e così via. Inserisci tutte le date nel formato “06/06/06” (niente significato esoterico anche stavolta). Trova un sistema efficace per catalogare tutti i dati: se ad es. hai una pizzeria e sai che il tuo cliente va matto per le pizze bianche, crea la colonna “Tipo Pizza Preferita” e scrivi nella cella “Bianca”. In questo modo, quando vorrai comunicare ai tuoi clienti che è disponibile nella tua pizzeria una nuova pizza bianca, potrai inviare dei messaggi promozionali solo ai contatti interessati. In fondo wuagliò! A pizza è na cosa serj.

Ultimo passaggio

Fermo lì! Non hai ancora finito. Sì, lo so: è stato peggio del viaggio di Ulisse, però siamo quasi alla fine. È un buon momento per versare ancora un po’ del tuo caffè preferito nella tazzina.

Molte volte capita di ritrovarsi con file Excel pieni di contatti duplicati.

Come mai?

Non me lo chiedere, è ancora un mistero irrisolto tipo quello del Sarto. Come fa a lavorare come 4 persone????

Vabbè, andiamo avanti.

Può succedere: negli anni ho visto tantissimi contatti duplicati su Infusionsoft!

Ancora una volta ti invito a guardare il film di Woody Allen “Basta che funzioni”.

In questo caso, per farla funzionare devi:

  1. Collegarti su Infusionsoft alla voce “Settings” sotto “Admin”.
    “Fabbro, ‘ndo cacchio sta? Non la trovo.”
    Clicca il menù hamburger in alto a sinistra per aprire il mega menù Infusionsoft e guarda nella parte in basso a destra.
  2. Collegati alla voce “Data Cleanup”.
  3. Scegli un criterio logico per fornire istruzioni ad Infusionsoft per portare a termine il compito. Esempio: se scegli l’indirizzo email, Infusionsoft unirà i contatti che hanno lo stesso indirizzo email. Ti consiglio fortemente di utilizzare sempre questo metodo.
  4. Attendi: verrai re-indirizzato su una pagina con una barra di completamento. Quando la barra avrà finito di riempirsi i tuoi contatti saranno aggiornati e non avrai più duplicati.

“Toglimi una curiosità Fabbro, perché questo passaggio è così importante?”
Domanda lecita. Perchè quando lanci campagne mail tramite Infusionsoft il sistema si rifiuta di inviare mail a contatti duplicati. Come mai? Lascia stare, è complicato ma ti assicuro che lo fa per il tuo bene.

Conclusioni
Se sei arrivato fin qui complimenti! Migrare i tuoi contatti è una delle operazioni più delicate da compiere su Infusionsoft.

schermata metal slug mission complete

Io stesso durante i miei primi mesi di utilizzo del software ho trovato molte difficoltà e so bene quanto sia facile scoraggiarsi o lasciarsi prendere dal panico.

Se vuoi partire col piede giusto con Infusionsoft c’è un ulteriore passaggio che puoi compiere oggi stesso: iscriviti subito alla rubrica del Fabbro e non perderti mai una guida. Clicca qui e… presto per te sarà facilissimo usare il martello per spaccare il web!

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3 pensieri su “Prendi tutti i dati dei tuoi clienti e mettili su Infusionsoft.

  1. Vera dice:

    Caro Manuel,

    comprendo di aver utilizzato il metodo tipi-strani versione beta. Ho attivato sul sito un plugin per form gratuito che si chiama Happy form, sentendomi ovviamente super avanti. Il form in effetti è modificabile anche nella versione gratuita, e con un po’ di adattamenti sembrava soddisfacente. Ora mi hai sollevato il dubbio che forse trasferire a mano su excel le mail ricevute dal form non sia proprio all’avanguardia, e ho provato ad attivare il plug in di mailchimp 4 wordpress. La versione gratuita consente la predisposizione di un solo form, che sembra utilissimo per la mailing list ma mal risponde all’invio di una risposta con link – come a me serve.

    Hai suggerimenti? Umberto mi suggeriva che in futuro potrei voler passare ad active campaign, lo faccio ora? – ovviamente per infusion soft adesso non è il mio momento, altrimenti mi sembra la tua scelta principe.

    grazie <3

    • Il Fabbro dice:

      Cara Vera,
      Per quanto riguarda la raccolta dati dei clienti tramite form esistono tantissime soluzioni. Personalmente mi sento di sconsigliarti plugin e CRM Mailchimp (o “CRM della scimmia”, come mi piace chiamarlo) perché anni fa mi hanno dato non pochi problemi. Con Active Campaign vai sul sicuro (funzionante al 100%) e inoltre hai la possibilità di creare al suo interno dei form e collegarli alle varie liste di contatti. Puoi addirittura etichettare i contatti di un singolo form con dei tag (per segmentare il pubblico e differenziarlo in base al form che compila). Aggiungere form al sito con Active Campaign è semplicissimo: ti basta copiare e incollare ovunque tu voglia sul sito il codice pre-generato dal sistema. Infusionsoft è il miglior CRM disponibile sul mercato ma ti consiglio di farti un pochino le ossa prima con Active Campaign 🙂

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